Mediante esta entrada que titulamos “DPO y Programa de Protección de datos ¿los necesito?” queremos hacer una aproximación al concepto de Protección de Datos como objeto de un Programa que se integra en uno más general de Compliance o cumplimiento normativo. Pero además, queremos aproximarte al concepto para facilitar la comprensión de la importancia de cumplir con las exigencias legales en esta materia tanto para tu organización o negocio como para aquellas personas con las que te relacionas (clientes, proveedores, colaboradores), y la estrecha relación que guarda con otros factores claves.

DPO ¿Sabes qué es?

Puede ser DPO o Delegado de Protección de Datos aquellas personas que reúnen una serie de cualidades profesionales y conocimientos especializados en la normativa y prácticas en materia de protección de datos, y que tienen la capacidad de realizar las funciones que reglamentariamente se requieren a los mismos, esto es: (a) informar y asesorar a quienes se ocupan del tratamiento de datos sobre las obligaciones que les incumben, (b) supervisar que se cumple con la normativa europea y nacional en materia de protección de datos, (c) ofrecer asesoramiento específico en cuanto a la denominada Evaluación de Impacto, (d) cooperar con la autoridad de control, que en España es la Agencia de Protección de Datos, y (e) actuar como punto de contacto de la autoridad e control para aquellas cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos [artículos 32 y 34 de la Directiva Europea 2016/680]

¿Cómo sé si llevo a cabo un tratamiento de datos personales?

Se consideran datos personales toda aquella información sobre una persona física identificada o que resulte identificable, a quien la normativa en la materia pasa a considerar como “el interesado”. Así, hablamos por ejemplo de un nombre, un número de documento de identidad, datos de localización, imágenes, y otros tantos elementos que permitan identificar de forma directa o indirecta a la persona de que se trate.

Y se habla de tratamiento, cuando respecto de datos personales se interviene en su recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Si tienes datos de clientes, proveedores, empleados, alumnos, pacientes, etc. y estos los tratas de forma manual o automática, en papel o en aplicaciones o sistemas electrónicos, entonces realizas un tratamiento de datos que ha de ser acorde a lo que establece la normativa en la materia.

DPO y programa de Protección de Datos. Por qué es importante para tu organización entender estos conceptos, y cumplir con la normativa.

Existen supuestos en los que la normativa exige que el profesional u organización cuente con un DPO por el tipo de tratamiento de datos que lleva a cabo. Y el incumplimiento de dicha exigencia podría derivar en sanciones importantes (económicas) pero además en un daño reputacional también relevante. Será obligatorio designar un DPO:

• Cuando el tratamiento se lleve a cabo por una autoridad u organismo público (excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial).
• Cuando se realizan tratamientos (por su naturaleza, alcance y/o fines) que requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
• Cuando se lleven a cabo tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.

Igualmente deberán designar obligatoriamente un DPO, por el tipo de tratamiento de datos que llevan a cabo (entre otros):

• Los colegios profesionales y sus consejos generales.
• Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.
• Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
• Las empresas de seguridad privada.
• Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.

Fuera de los supuestos mencionados, y de forma voluntaria podría estimarse la necesidad de designar un DPO, a los efectos de afianzar el cumplimiento de la normativa y contactar con el apoyo experto necesario para tener la confianza en cumplir adecuadamente con las obligaciones en materia de protección de datos personales.

Y es que la protección de los datos personales debe estar alineada con ciertos derechos y libertades fundamentales. Y dado que hablamos de tratamiento llevado a cabo por un profesional o una organización, deberá igualmente alinearse con el desarrollo de la propia actividad profesional. Y para todo ello, y con independencia de que se necesite o no designar un DPO, resulta apropiado contar con el conocimiento experto de profesionales cualificados, como es el caso de nuestra Firma.

Contacta con la Firma como especialistas en la materia

Te ofreceremos un presupuesto personalizado, atendiendo a tus necesidades reales. Y para ello necesitaremos conocer previamente cierta información sobre tu negocio u organización – a través de una checklist o documento de control – y sabiendo que ésta es es información sensible y confidencial, podremos suscribir un documento de confidencialidad (NDA) a firmar entre ambos.

En la materia que nos ocupa, podemos trabajar sobre:

• Adaptación a la normativa Protección de Datos (Reglamento Europeo y Ley Orgánica española), también conocido como GDPR por sus siglas en inglés.
• Adaptación a la normativa de LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información) respecto de página web y redes sociales.
• Implementación de un sistema de seguridad de la información (SGSI).
• Adaptación del equipo empleado, o equipos (pc) para la gestión y tratamiento de datos personales y de la actividad del negocio.

Y en todo caso se incluirá la confección de los documentos legales que son exigibles a la actividad del profesional u organización, la elaboración de documentos específicos para empleados / proveedores / clientes / colaboradores, la elaboración de las normas necesarias para web corporativa y verificación de que ésta se ajusta a las normas aplicables, asistencia sobre el uso de redes sociales, entre otros. Además, se incluye formación dirigida a la Dirección y a posibles empleados que pudierais incorporar en plantilla, y la asistencia técnica y legal durante todo el año en estas materias.

Se trata de un servicio que puede prestarse de forma online a cualquier punto de España, y que además puede incluir ejecutar ciertos servicios (el asesoramiento o formación, por ejemplo) de forma presencial en las instalaciones de los clientes cuando éstos se encuentran en la provincia de Alicante o Murcia.

Puedes obtener más información sobre la Protección de Datos de Carácter Personal a través de la página del regulador en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de su página web: https://www.aepd.es/es

Contáctanos, somos expertos en la materia. Consulta sobre La Firma y sobre nuestros Servicios.